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【経理素材別スプレッドシートのひな形公開】紙でも電子化してfreeeにデータを連動させる方法

まいどおおきに!

税法大学院合格コンサルタントのTOMOYUKIです。

私は仕事柄会計ソフトはいろいろ使って来ましたが、今はクラウド会計ソフトfreeeと一部、弥生会計を使っています。

クラウド会計というとインターネットバンキングやクレジットとの自動連動といったことが頭をよぎりますが、紙の資料からでももちろん入力は可能です。

なぜそんなことをするのかというと、いくらクラウド会計と言っても、すべての帳票書類についてネットと紐づけて連動させることは出来ないからです。

例えば現金決済をして領収書をもらうと手入力が必要です。

また、先方からもらう仕入の請求書も手入力する必要があります。

さらに、自社がエクセルなどで請求書を作成して発行している場合は手入力が必要です。

さらにさらに、給与明細にしても、全ての会社が人事労務freeeを使用しているわけではありません。

もし、給与明細をエクセルまたは紙の明細などを作成して毎月従業員に発行しているような場合は手入力が必要です。

このように、クラウド会計と言っても、会社の取引の状況によって、大なり小なり手入力の作業が発生します。

また、クラウド会計に変えたいけど、ネットバンキングにはまだ変えていない人でも、一旦、クラウド会計を導入しておいて、徐々に紙の資料からネットの情報との連動に移行させていけば、移行の作業の負担感を軽減できるのではないでしょうか。

今回は、クラウド会計なのに紙の資料を手入力しないといけない場合におすすめのスプレッドシートの形態をご紹介します。

領収書

領収書の入力の際に最も大切なことは、領収書から帳簿への転記作業が正確に行えているか否かです。

例えば、実際の領収書が10枚あるのに9行しか仕訳がされていないという事態が起こってしまうことが最悪です。

そういった漏れを防ぐために左上の赤枠に領収書の枚数を入力できる項目を作っています。

ここに入力済みの領収書の枚数を数えて入力します。

その数字とD1の数字が一致すれば領収書の枚数と入力された仕訳の数が一致しているということとなります。

お使いのGoogleアカウントで使用可能なスプレッドシートはこちらからダウンロードが可能です。

【01領収書文字起こし】

 

ダウンロード方法

【ファイル】-【形式を指定してダウンロード】-【Microsoft Excel(.xlsx)】でダウンロードをします。

ダウンロードしたファイルを、ご自身でお使いのGoogleドライブにアップロードすると同じようにスプレッドシートで使用することが出来ます。

 

 

通帳

通帳の記帳で最も大事なことは銀行明細とfreeeの帳簿の残高が一致しているかどうかです。

このことは、freeeのシステムを確認してもよく分かることになります。

freeeに銀行明細の取込を行う場合は残高の一致が求められます。

逆にクレジットカードなどの取込の際は残高の一致までは求めれていません。

そのため、預金用のスプレッドシートには、残高の欄に入金が入ったらプラス、出金をしたらマイナスになるように数式が入っています。

使い方は、毎月の入力の際に、残高の最上段に前月の通帳残高を入力し、入力後月末の残高が通帳の残高と一致していることを確認します。

【02預金文字起こし】

 

 

 

クレジットカード

クレジットカードの入力で最も気を付けないといけないことは、明細の合計が発生金額という点です。

毎月発生額通り請求がされていたら問題はありませんが、リボ払いや2回払いなどで、請求金額が発生金額と違う場合があります。

これは、アメックスの紙で出力される利用明細になります。

会計に入力しないといけない金額は、新規に発生した金額であって、右側のご請求金額ではないということです。

クレジットカード用のスプレッドシートにもこの発生した金額を記載します。

【03クレジットカード文字起こし】

 

 

 

 

請求書

請求書の入力で最も大事なのは、発生した月に収益や費用を正確に入力することになります。

このように支払月ではなく、発生した月で経理することで、より正確な数字を得ることが出来ます。

こちらのスプレッドシートは、freeeの【振替伝票】というメニューで取込可能な形式になります。

入力する際の各項目の注意点を箇条書きでまとめておきます。

●日付・・・支払月ではなく発生月で入力する。

●伝票NO.・・・同じ伝票番号の場合はエラーになるため、売上は80や仕入は90、月と番号を入力するなど決めておくといいです。

●借方、貸方金額は同額を入力

●補助科目には取引先などを入れる。

●税区分は、『売上高』や『仕入高』の損益科目に正しく入力する。

【04請求書】

 

 

※スプレッドシートに入力後、【Microsoft Excel(.xlsx)】でダウンロードして、CSVで保存を行うと、freeeで取込が可能になります。

 

【エクセル側の処理】

 

【freee側の処理】

 

 

まとめ

クラウド会計freeeで銀行やクレジットカードなどのネット明細と全て連動出来れば一番効率的に使えますが、実際の現場ではなかなか難しいこともあります。

半分、手作業、半分、自動といった半自動化でも十分クラウド会計の機能を活用することが可能です。

クラウド会計を使ってみたいけど、ネットバンキングに登録していないという方には、上記のような方法で会社の経理をしてみてはいかがでしょうか。

 

 

息子の成長日記

昨日は実家で、赤こんにゃくを頂きました。

息子も食べましたが、『いたいー』といってました。

ちょっと早かったみたいです。

 

一日一新

Amazonプライムデーで気になっていたモバイルスピーカーを買いました。

20%引きでした。

届くのが楽しみです。

 

尼崎市富松町の開業税理士。

既婚で、2歳の男の子の父親です。

よろしくお願いします。

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