本題
コロナということもあって、zoomなどを使用した遠隔の面談が増えている昨今ですが、zoomはzoom、対面は対面と場面によって準備するものや方法、心構えといったものは違ってくるものです。
今日は、それぞれの場面での面談について、私なりに気をつけているところを紹介したいと思います。
zoom
私は、基本的にテレビ会議はzoomしか使いません。
これに慣れているということもありますが、画面共有や画質などを考えると、zoomが他のツールより性能が頭１つ抜けていると感じているからです。
zoomでの会議の際に準備するものは、PDFの資料になります。
以前は、freeeの画面を共有しながら、試算表などの説明をしていましたが、最近は、印刷した総勘定元帳を共有して話をすることが多くなりました。
というのも、freeeの画面は情報量が多いです。
freeeが簿記初心者でも使いやすいと言っても会計ソフトは会計ソフトです。
説明に必要のないデータも含まれています。
それよりも、意図的に絞り込んだデータだけを使って説明する方が、クライアントにとっては分かりやすいです。
その際、以前ブログで紹介したiPadの画面共有を使うと、まるで対面で画面を見てもらいながら説明している感じで進めることができるので、iPadでの共有はおすすめです。
事務所の応接
事務所の応接ですが、まさに私のホームグランドになります。
ありとあらゆる方法を駆使することができ、また、周りの話声などもないので、話に一番集中することができます。
コロナ前は、ほとんどこの方法でクライアントと打ち合わせをしていました。
パソコンを持ち込み、プロジェクターに画像を投影して説明できます。
iPadも脇において必要に応じてメモを取ります。
紙の資料も準備できるため、ありとあらゆる説明がしやすいです。
何か忘れ物があっても、事務所の応接なので、すぐに対応ができますし、お茶の用意なども可能です。
喫茶店
最近まで、苦手な場所でした。
準備が最も大事です。
事務所の応接の様に、何か忘れても取りに帰ることができません。
また、周りの話声も聞こえてくるため、集中力の維持も大事になります。
最近まで苦手とお話しましたが、iPadの導入で、割と苦手意識がなくなりました。
以前は、ノートパソコンを持ち込んだりしましたが、限られたスペースですし、プロジェクターで画面も共有も難しいです。
そこで、iPadに事前に資料を転送しておいて、それを見てもらいながら説明をしたり、時には、アップルペンシルで書きながら説明することもできます。
iPad打ち合わせのメニューを書いておいて、それを見ながら気持ちを落ち着けながら話を進めるとスムーズに打ち合わせをすることができます。
アイスブレイクは大事
zoomであれ、対面であれ、初めのアイスブレイクは大事になります。
人間というのは、特に税金などの普段意識していないような話をいきなりされると脳が混乱します。
なので、事務所であればお茶を勧めたり、喫茶店では珈琲などを注文して、一息ついて、少し雑談をしてから本題に入る様にしています。
例えば、今日の打ち合わせであれば、朝の打ち合わせだったので何時に起きましたか？という話から、日の出の時間の話に広がり、睡眠時間の話などをして、場の空気が温まってから本題の決算の話に進みました。
そうすることで、本題も聞いて貰いやすくなります。
そのためには、事前にしっかりと話内容をまとめて、できる限りの資料も準備して自信を持って話せる様にしておくことが大切になります。
まとめ
今日は、面談の種類におけるTPO的な話をさせて貰いました。
場数を踏めば、話はうまくなりますが、いくら慣れていても内容が伴わなければ意味がありません。
面談に臨むまでの準備、これがどれだけできるかで、面談の質というのは大きく変わります。
ガンダムみたいなフレームを付けたiPadはなくてはならない相棒です。
息子&娘（４歳９ヶ月&０歳９ヶ月）の成長日記
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