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【記事】メール等の対応9割!税務顧問で文章だけでコミュニケーションを成立させる秘訣とは

本編

クライアントとのコミュニケーションツールは、電話、メール、ビジネスLINEがあります。

利用比率は、1対4対5ぐらいの頻度になります。

今は、メールとビジネスLINEが9割ほどで電話が1割程度になります。

それでも、顧問契約をさせていただいているクライアントとのコミュニケーションについて支障はありません。

文章でのやりとりのメリットとしては、

・自分の好きなタイミングで返信できる

・何度も確認した上で送ることができる

・画像を添付できる

・記録に残る

といったことが挙げられます。

電話は即効性はありますが、お互いの意識のレベルが一致しないと話が噛み合わなかったり、後から言った言わないといったことが起こります。

しかし、電話にもメリットはあります。

それは、ざっくりと全体の内容を把握できるということです。

私は税理士業を営んでいますので、基本的にはお客様は税金などについて悩みを持っています。

どうしても文章だけだと、全体像を掴むことが難しくなります。

なので、初回だけ電話でお話するようにしています。

確定申告などの単発の案件であれば、その後はほとんどメールかLINEでやりとりして資料請求などをして、仕事を完結させます。

顧問契約などの継続的な案件の場合は、電話をする前に打ち合わせをセッティングして問題の全体像を把握するようにしています。

文章というのは、それだけで伝えることは実は難しいツールになります。

私が、メールで問題解決していく時に最も大事にしていることは、相手の疑問点の把握です。

それができていないと、どんなメールを送ったとしても的を得ない回答になってしまいます。

なので、疑問点の把握ができない段階では、疑問点の確認のために短い文章でメールしてから本題に入ることがあります。

また、2つぐらいに場合分けをして回答を用意するようにします。

もし、Aの場合はこうで、Bの場合はこうなります。

といった具合です。

兎にも角にも、メールなどの文章でコミュニケーションを行っていくためには、相手の疑問点を正確に把握する必要があります。

それができないと、問題解決までに何通も繰り返す必要がありますし、それなら相手から電話にしましょうと言われてしまう原因になります。

メールの返信をする時には時間は多少掛かってもいいので、相手の疑問を解決できる内容になっているのかどうかじっくり考えて返信するようにすると良いです。

そのためには、画像添付などをして分かりやすくすることも有効な方法です。

そして、定期的に打ち合わせをして、クライアントと共通認識を持っておけば、文章ツールだけでも十分対応していくことが可能です。

 


編集後記

今日は、オフです。息子と一緒に遊びに行きます。

 

息子(3歳0ヶ月)の成長日記

昨日は、誕生日でした。

両親にケーキを買ってきてもらって、みんなでお祝いをしました。

大きめのケーキでしたが、パクリと食べるあたりはすごい食欲です。

なんだかんだで、もう3歳です。

分娩室で生まれたのが昨日のようですが、時が経つのは本当に早いものです。

 

レッツゴージャイアンツ

8月28日VS中日 負け

先発田口も悪くありませんでした。

初回からピンチを作るものの粘りの投球で5回まで無失点でした。

しかし、6回に失点、リリーフも踏ん張れず逆転負けでした。

中日は唯一負け越している相手です。

苦手意識を早めに払拭できるように、今日は頑張って欲しいです。

14時から東京ドームでの一戦です。

尼崎市立尼崎高校から北に徒歩3分ほどで開業中の税理士です。

既婚で、2歳の男の子の父親です。

よろしくお願いします。

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