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【記事】メールでクライアントの疑問点を引き出す方法とは5選

本編

顧問契約をさせていただいたクライアントとのやり取りは、9割方メールもしくはLINEでやり取りをさせていただいています。

そのためには、うまくクライアントの疑問を引き出す必要があります。

私が気をつけていることは主に5つあります。

・即レスはしない

・不利益の説明をする

・質問に対して質問で返さない

・選択肢を提示する

・3つ以上の問題がある場合は面談する

即レスはしない

私が最も気をつけていることは、これになります。

意外と思われるかもしれませんが、ビジネスで重要と言われることも多い即レスはしません。

というよりは、即レスを気にしないという方が適切な表現になります。

メールなどの文章ツールは、対面の交渉などに比べると伝えづらい連絡手段になります。

返信スピードに気を取られて即レスをしてしまうと、意味を取り違えて送信してしまう可能性があります。

つまり、メールで何か疑問を投げられた場合は、返信は早いに越したことはないのですが、それよりも意味を取り違えないことが最も重要です。

なので、私はビジネスの基本で教えられる場面が多い即レスにはこだわらず、返信文の内容を何度も読み返してから送信するようにしています。

文章を作成する時は、往復のメールの回数ができるだけ最小になるように時間をかけます。

 

不利益の説明をする

こちらから、何かクライアントに請求する場合、単に〇〇をくださいと書くだけにはしないようにしています。

私は、今までこの方法でたくさん失敗をしてきました。

人間というのは、すごく気の良い人でもない限り、他人からの要求にハイハイと素直に応じる人はいないと思います。

お金がもらえるから働く。

損するから確定申告をする。

事故した時怖いから保険に入る。

無意識でもトレードオフで自分の行動を考えています

なので、私もクライアントに何か請求したり、提案する時は、それをしないとどんな不利なことがあるのか説明するようにしています。

 

質問に対して質問で返さない

これはコミュニケーションの基本と言えるかもしれません。

誰でも、質問に対して質問で返されると良い気分はしません。

私もよっぽど難解な質問でない限りは質問に対して質問で返さないようにしています。

特に一回一回で完結するやり取りのメールで質問に対して質問で返すということは、解決まで1ミリも進んでいません。

顧問契約をしているにもかかわらず、質問に対して質問で返さなければいけないというのは、根本的な部分で問題がある可能性があります。

 

選択肢を提示する

メールで質問をいただいた場合に、回答が1つに絞れない時があります。

でも、1つ状況が分かれば回答ができる場合もあります。

パズルの最後のピースが足りないような場合です。

その場合は、Aの場合は〇〇、Bの場合は〇〇という形で回答するようにしています。

長文でもOKなのが、メール大きな長所です。

文章での連絡手段の最大のメリットは、記録ができため、いつでも読むことできることです。

多少、文章が長くなっても大丈夫なのはメールならではの特徴と言えます。

 

3つ以上の問題がある場合は面談する

文章というのは、伝えることが難しいツールです。

どんなに工夫をしても伝わらない物は伝わりません。

その場合は、面談を行う必要があります。

面談の目安としては、3つ以上の問題が発生したぐらいのタイミングになります。

3つ以上の問題が同時に起こる場合は、顧問契約を適切に行っていく上で根本的な問題がある可能性があります。

その場合は、一回、時間を取ってじっくりと話をした方が結果的に問題解決までに費やす時間が少なくなります。

 

 

編集後記

今日は、オフです。

ブログ執筆、積読の処理をしたいと思います。

 

息子(3歳0ヶ月)の成長日記

昨日は殺人的な暑さだったので、主に家で一緒に遊んでいました。

よく汗をかくので、風呂に少し水を張っておもちゃを入れて簡易プールを作って遊んでいました。

 

レッツゴージャイアンツ

8月29日VS中日 勝ち

昨日は、宿敵ロドリゲスを早めに攻略し大量点を奪って完勝しました。

先発の今村も序盤は不安定ながらも大量点に守られ先発の責任はしっかり果たしました。

さて、中日カード勝ち越しをかけた今日の一戦は、巨人先発は若手の直江です。

前回は4回までしっかり投げて試合を作りました。

今日も落ち着いた投球で試合を作ってくれることを期待しています。

尼崎市立尼崎高校から北に徒歩3分ほどで開業中の税理士です。

既婚で、2歳の男の子の父親です。

よろしくお願いします。

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