みつばち会計事務所の丸山です。
私は会計ソフトfreeeに記帳代行の仕事を際は 専用のスプレッドシートにデータを入力してからfreeeに流し込むという方法で記帳を行います
クラウド会計ソフトなのに記帳が必要なのと思うと思いますが 必要な時があります
例えば請求書の入力をする場合や領収書などの元々紙の資料から入力する場合になります
インターネットバンキングやクレジットをfreeeと連携している場合は入力は必要ありません
会計ソフトfreeeで領収書データの取り込み手順
全体像
スプレッドシートを用意します
基本的には 表の形式であっても問題なく取り込みを行えますが私は現金用、通帳用、クレジットカード用、売掛金用、買掛金用でそれぞれ専用の取り込みしやすい形式のものを持っています
一点freeeを使用する際の基礎知識として押さえて頂きたいのが口座という概念になります
口座と言えば 多くの方が真っ先にイメージするのが銀行口座になると思います
しかし freeeの口座は口座と登録したもの全てが口座になります
少しわかりにくいかもしれませんが この口座とそれ以外という形で取り込みする場所が異なります
まとめると
現金用、通帳用、クレジットカード用＝口座
売掛金用、買掛金用＝口座以外
となります
取り込む場所が違うだけなのでそこまで意識しなくても大丈夫です
口座は口座一覧というイメージ通りの名称の場所から取り込みを行い、口座以外の場合は振替伝票という場所から取り込みを行います
詳細は過去の記事にまとめていますのでご参考に！
実際の手順
１、専用のスプレッドシートに記帳を行う（ひたすら入力になります。業界用語でパンチャーと言う入力専門の人の呼び方もあります。）
２、必要事項が埋まったらエクセル形式でダウンロードを行う
※freeeへの取り込みはCSV形式になりますが一旦はエクセル形式で取り込みを行います。CSV形式でダウンロードをしようとすると文字化けすることがあります
３、エクセル形式でダウンロードを行ったらCSV形式で保存します
４、３で作成したCSV形式のファイルをfreeeの取り込み用の場所にアップロードもしくはドラッグ&ドロップで取り込みを行います
５、初回取り込みの場合は日付や金額などを指定する必要がありますが、2回目以降は前回の形式を引き継ぐため設定が不要になります
CSV形式にしたいだけ
freeeに取り込みを行うにはスプレッドシートからCSV形式にしなければいけません
freeeAPIと言うのがありスプレッドシートとfreeeの連携は可能ですが領収書の取り込みだけをするためにそのプログラムを組むこと煩雑ですし うまく起動する保証もありません
都合のいいプログラムがあればいいのですが 現状はその様な都合のいいプログラムは販売されていません
なので 大人しくスプレッドシートで入力したものを上記の方法でfreeeに取り込む場合はオフィスソフトを使用するのが無難です
しかし このためだけにマイクロソフトのオフィスを買うのはもったいないです
無料のオフィスのソフトで十分です
私も実際この「LibraOffice」と言うソフトを使用してこの取り込みを行っています
「LibraOffice」がなぜ無料なのと疑問に感じる方はぜひこのページをお読みいただいてご納得された上でお使いください
『私たちは誰』
https://ja.libreoffice.org/about-us/who-are-we/
無料のソフト「LibraOffice」のダウンロード
『LibraOffice』
https://ja.libreoffice.org/download/download/
まとめ
スプレッドシートから直接freeeのソフトに取り込むことができればどれだけ楽なことかと思いますが 執筆時点で直接freeeのソフトに取り込むことは現実的に難しいと言えます
かといって有料のマイクロソフトのオフィスをこのためだけに使用するのかと言うと それはそれでまた無駄な出費とも言えます
もし データの取り込みのためだけにオフィスを検討されているのでしたら『LibraOffice』で十分です
編集後記
昨日は新大阪にてセミナーを受講してきました
今日のメルマガにも書きましたがコンサル型セミナーの価値は高いです
息子（２歳）の成長日記
かなり激しくなってきました
昨日なんか髪の毛を引っ張られました
ヤンチャボーイです
一日一考
ついで電子申告用にカードリーダーも購入
