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青色申告を受けるための会計資料の保存、紙?電子?どちらがいいの?

まいどおおきに!

株式会社スカイクラウドのTOMOYUKIです。

最近、税法大学院についてYouTubeライブをはじめました。

 

ライブを始める前は15分ぐらいで話終わってしまうのかと不安でしたが、質問も頂き50分ほどの動画になりました。

アーカイブで何度でも見て頂くことが出来ますので、ぜひ視聴して、よかったらチャンネル登録お願いします。

さて、会計資料、特に会計事務所の言われるがまま資料を送っている場合は、何が何やら分からないうちに決算を迎える場合も多いのではないでしょうか?
 
もしくは、確定申告間際になってあわてて資料をかき集めてとりあえず申告することもあるのではないでしょうか?
 
そこで、今回は青色申告の決算の数字を確定させる元となる会計資料をどのように保管するのがいいのか解説します。
 

この記事は以下のような方向けに作成しました。

●自力で経理をされるフリーランスの方

●税理士を雇っていない経営者

●税理士に不満がある経営者

●会社の経理部の人

会計帳簿とは

会計帳簿とは、会社のお金が動く時に発行される書類のこと

 
 
この表の現金預金取引等関係書類とその他の書類が、今回のテーマの会計資料は赤で囲った箇所になります。
 
いわゆる会社でお金を動かすと発行される書類になります。
 
 

車を買った時の会計資料の例

 
例えば、車を購入した時は、納品書や車検証や請求書、領収書など、1回の取引で複数の書類が発行されることがあります。
 
この中で、会計資料と言えるのは、実は全てになります。
 
納品書と車検証は、お金の流れとは関係ないのですが、これは決算の際に減価償却を計算するときに必要になることがあるからです。
 
 
 

紙?電子?どちらで保存するのが正解なのか

 正解はどちらの形式でも保存すること

とはいっても、お金の流れを示すものではないため、紙で保管しておく必要性は低いと言えます。
 
例えば、PDFでGoogleドライブに保管しておいて、決算や税務調査の際に出力できる状態にしておけば充分と言えるでしょう。
 
なので、会計資料は紙と電子どちらにも保管しておくのが正解です。
 
 

電子はGoogleドライブで保存が正解

えっ、面倒くさっと言う声が聞こえてきそうですが、例えば、領収書などが手元にあって、記帳代行を依頼する場合に、写メを撮って送っておけば、紙と電子で保存が出来ている状態になります。
 
厳密に言うと、メールの場合は消さない限りデータが残りLINEであれば2週間程度で消えてしまいます
 
そこで、Googleドライブに保管して共用しておけば、紙と電子での保存の完成です
 
 
 
 

電子帳簿保存は使えるのか

近年、改正が盛んな電子帳簿保存を申請すれば紙の保存が不要になるんじゃないかと考える人も多いと思います。

では電子帳簿保存がどのようにすれば適用され、紙とさよならできるのか見てみましょう。

 

電子帳簿保存はタイムスタンプが必要!?

電子帳簿保存法が改善されて、電子での保存が容易になったと言われますが、本当に簡単なのでしょうか。
 
紙の保存を廃止して電子保存を行う場合、領収書を電子処理する人が誰かによって以下のような処理が必要になります。
 

領収書の本人
本人以外の人がいないと原則、電子保存は認められない。

本人が署名の上、受領後3日以内にタイムスタンプを付す必要あり。

 

本人以外の場合
署名は不要になり、3日を過ぎてタイムスタンプを付してもいい。

 
 
 
 
 

タイムスタンプとは

ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術。

(出所)総務省HP≪国民のための情報セキュリティソフト≫

とされています。
 
これは、以下の画像のように、電子化された書類に、これまた電子的に時刻のデータを関連付けることで、その後の資料の改ざんを防ぐ技術になります。
 
これをきちんと理解して、資料の管理を行わないと電子帳簿保存は使えないということになります。
 
 

電子帳簿保存はせどり、物販事業なら採用してもいいかも!?

電子帳簿保存法については、国税庁のQ&Aだけでも100頁ほどのボリュームのあるものになり、タイムスタンプの他にも事前に税務署に申請が必要だったり、「定期的な検査」を実施している証明を出さなければいけなかったりと、実施するためには細かい規定に沿って適用する必要があります。

 

≪電子帳簿保存Q&A(帳簿書類関係)≫

≪電子帳簿保存Q&A(スキャナ保存関係)≫

(出所)国税庁HP

 

また、会計ソフトfreeeでも電子帳簿保存に対応したプランの場合は、月額2,000円の費用負担が追加で必要になるなど、経理コストが増加します。

税抜き1,980円から、税抜き3,980円にグレードアップする必要があります。

なので、導入するとしても、会計資料が常時多いような業種でないと、逆に手間が増えてしまう可能性があります。

せどり、物販事業など、常に資料が大量に発生するような業種であれば検討してもいいかもしれません。
 
 
 
 

消費税法改正の動向

領収書を保管していないと消費税が引けない可能性がある

今後、消費税の改正によって、根拠資料がない場合は、消費税の控除ができなくなる可能性があります。
 
今後ますます、資料の保管は会社経理にとって重要なものになっていくと考えられます。
 
 

平成35年の消費税の改正では領収書の種類によって消費税の納付額が変わってしまう場合もある

(出所)政府広報オンライン≪平成35年10月からは「適格請求書等保存方式」に≫

法人を設立して2年間は原則として消費税は掛からないというのは、あまりに有名な話になりますので、みなさんご存知かもしれません。

理由は、簡単で、消費税の納税義務は2年前の売上が1,000万円を超えた場合に発生するため、設立2年間は2年前の売上がないため消費税の納税義務がないということになります(※1)。

(※1)資本金要件などの例外がありますので、ご注意下さい。

消費税改正によって、免税事業者から領収書を貰った場合はその旨が領収書に記載されることになります(※2)。

(※2)改正案になりますので、税制改正で変更される場合もあります。

そうなると、登録番号のない領収書は消費税は控除出来ないため、免税事業者から仕入をする業者は取引が難しくなるかもしれません。

(参照)「消費税『インボイス』は、中小企業者の経営を破壊する」長谷川元彦

 

 

まとめ

会計資料、一言とっても大変分かりにくいものになっています。

しかし、最低限の知識を付けておくことで、容易に理解できるものになります。

なぜなら、会計資料とは会社で日常的に取り扱っている資料になるからです。

今後は、消費税の改正などが迫っていますので、無駄に損をしないように会社経営をしていきたいものですね。

 

尼崎市立尼崎高校から北に徒歩3分ほどで開業中の税理士です。

既婚で、2歳の男の子の父親です。

よろしくお願いします。

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