目次
本題
税理士事務所を開業して1年半が経過しました。
今年の確定申告は去年に比べると件数が大幅に増えました。
去年は1件とかでしたので、当然と言えば当然です。
私の事務所の特徴としては、会計ソフトはクラウド会計のfreeeのみを使用しているというところがあります。
今年いただいた確定申告の案件も全てfreeeで会計を組みました。
そんなfreee専門会計事務所がクラウド会計ソフトのfreeeを使用するにあたって工夫しているところをクラウド会計の弱点をご説明した上で解説したいと思います。
クラウド会計の弱点
同業者で、クラウド会計を使わない人や、クラウド会計で情報を整理して、チェックは弥生会計でする人がいます。
その理由で多いのが、画面の切り替えが遅いということです。
クラウド会計は、システム上、常にネット接続をした状態で使用することなります。
例えるなら、Googleドライブで複数のファイルを展開しながら作業するようなものです。
そのため、画面を切り替えるためにネット上で読み込みが行われます。
クラウド会計を毛嫌いする人は、この読み込みの感覚が従来のインストール型の会計ソフト、例えば弥生会計の画面切り替えと比べて遅いということで、あまり使用したがらないのです。
確かに、弥生会計の画面の切り替え、例えば、損益計算書を確認して貸借対照表を開く場合などの切り替えは非常に早いです。
その理由は、インストール型のため、切り替えを行う際にネット上にいちいち接続する必要がないためになります。
つまり、クラウド会計の弱点とは、会計のチェックの際の画面切り替え時の遅延と言えます。
タブの複製
しかし、切り替えが遅いのあれば、初めから画面を同時に複数展開しておけばいいのです。
例えば、こんな感じです。
基本のスタイルとしては、左から【①ホーム画面】【②月次推移表（もしくは、損益レポート）】【③試算表】【④振替伝票】【⑤家事按分】といった感じです。
①で銀行明細が正しく同期しているか、未処理の仕訳がないかチェックを行って、②で金額が突出した売上や経費がないか俯瞰で確認、③で売掛金や買掛金の残高を確認、④で修正が必要な場合に修正仕訳を入力、⑤で家事按分の必要があれば、随時設定。
こんな具合で、ブラウザ上のタブを複数出すことで、クラウド会計の弱点である画面切り替えの遅延を少しでも軽減します。
ただし、インターネット自体の速度があまりにも遅い場合は、タブを複数展開しても修正後の更新に時間が掛かるため、ネット環境を整備しておくことは必須とも言えます。
私は、主に自宅と事務所で会計チェックを行うことが多いですが、自宅のネットの速度が遅い場合は、事務所でポケットWi-Fiを使うなどでネットの速度は気にしながら作業しています。
特に、自宅はマンションなので、ポケットWi-Fiの電波が届きにくいことがあります。
それが、駅近で高い建物が周り少ない事務所では、ポケットWi-Fiがかなりの感度で電波を拾ってくれます。
なお、タブにどの画面を固定するのかは状況によって変わります。
仕訳日記帳などは、特定の金額を検索する場合に使いますし、総勘定元帳は、間違った仕訳を一括で修正する場合には重宝します。
そこは、状況に応じて画面を設定すればいいですし、タブはいくらでも増やすことができるので、タブを追加して画面を設定してもいいと思います。
総勘定元帳で一括修正
特に、確定申告という修正が特に必要な業務において、重宝したfreeeの画面は総勘定元帳になります。
クラウド会計というのは、一度入力された仕訳を修正するという作業は向いていません。
ただし、初期設定で完璧に設定しておけば、後からの作業が劇的に少なくなるというタイプの会計ソフトになります。
修正のしやすさという面では、インストール型の弥生会計に分があります。
ただ、修正がしにくいですが、それは一個一個修正する場合になります。
例えば、交際費で入力したものを会議費に変えたい場合は、総勘定元帳の一括修正が非常に有効です。
こちらは、ある交際費の総勘定元帳の画面になります。
左にチェックボックスがあります。
修正したい仕訳の行のチェックボックスにチェックを入れます。
複数チェックを入れることもできますし、一番上にチェックを入れれば、画面に表示されている仕訳に全てチェックを入れることができます。
その上で、一括編集をクリックします。
上記のように、変更したい項目を選択することができます。
上記のように、勘定科目を選択して、会議費を選択して、「編集する」をクリックすると、チェックした仕訳の全ての勘定科目が「交際費」から「会議費」に変更されます。
この機能は、非常に便利で修正時間をものすごく時短することが可能です。
応用的な使い方として、家事按分したい取引だけに「品目」を一括で設定して、家事按分で、勘定科目と品目セットで事業割合を設定するや、会議費のうち食品関係だけチェックをつけて一括で軽減の８％の税区分を設定するなどがあります。
まとめ
クラウド会計はその性質上、ネット環境で影響を受けます。
freeeで確定申告など会計チェックが必要な場合は、タブの複製、総勘定元帳での一括修正を駆使することで、その性質の影響を軽減して、時短チェックが可能になります。
ただ、やはりネットの通信速度は重要なので、あまりに通信速度が遅い場合は、これらの方法を駆使しても運用は難しいです。
編集後記
今日は、法人の会計チェックと、気になっていた税理士会の研修を受講します。
息子（３歳７ヶ月）の成長日記
お客様から頂いたパイナップルを夢中で食べていました。
甘くて美味しいパイナップルでした。
ありがとうございます。
レッツゴージャイアンツ
4/9VS広島 負け
昨日は、菅野と大瀬良のエース対決でした。
一回の広島、菊池と鈴木のソロホームランがそのまま決勝点でした。
巨人打線は広島投手陣から一点も奪えず敗戦。
打線の復調を願うばかりです。
ヨガ日記（SOELUソエル）
今日は、お休みです。
スキー検定２級持ち、現在１級挑戦中の税理士・行政書士です。
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