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本題
令和最大の発見か！？
このブログを書くほんの1時間ほど前、私の中で令和最大の発見がありました。
それは、会計事務所の売上の中で大きなウエイトを占める記帳代行を行う中で発見したことです。
今週、私は個人で青色申告をされるクライアントの記帳を行なっていました。
クラウド会計ソフトのfreeeを使っていても、まだまだ、紙の資料を準備されるクライアントは多いです。
この前は、パソコンが壊れたので、PDF形式でしかデータを送ることができないとのことでデータ形式ではなくPDFデータで書類を頂きました。
いつものようにそこから記帳代行をしていて、ふと考えたのですが、このPDFファイルをデータ形式に変換することはできないか。
それさえできれば、クラウド会計の機能を駆使して、記帳代行の作業が大幅に短縮出来るのではないか。
そこで、愛用しているAdobe Acrobatで変換すると、奇跡は起こりました。
自動化のコツはcsv形式
本題に行く前に、クラウド会計での記帳代行の仕組みを少し。
クラウド会計のソフトの最大の強みは通帳とのデータ連携になります。
これをすることで、従来の記帳の手間が10分の1や20分の1と劇的に改善します。
この強みは、クラウド会計が誕生して10年以上経ちますが、変わることのない最大の強みになります。
この連携は、通帳のデータをcsvというデータ形式で読み取ることで可能になっています。
つまり、領収書でも紙の通帳明細であってもcsv形式にさえすれば、クラウド会計の最大の強みを誰でも享受することができます。
Adobe Acrobatの性能
Adobeという会社は誰しも一度は聞いたことがあると思います。
そのAdobeの主力ソフトの一つがPDFなどのビジネスデータの加工に特化したAdobe Acrobatになります。
このAdobe Acrobatですが、何もPDFを表示させるためだけのソフトではありません。
PDFをWord形式に加工したり、エクセル形式に加工することができます。
PDFからcsvへの手順
こちらは、ジャパンネット銀行のPDFデータをAdobeAcrobatで開いた画面になります。
右の赤丸でが他の形式への書き出しのボタンになります。
ここで、エクセルの形式に変換します。
これを、以前ブログで書いたクラウド会計での記帳代行の手順で、Googleスプレッドシートで開きます。
すると、このような画面が表示されます。
データクリーンアップというのは、重複しているようなデータを表示して削除できる機能になります。
例えば、ジャパンネット銀行の場合、ページが変わるごとにエクセルの上段にタイトルが表示されるので、2ページ目以降の不要な行を簡単に削除することができます。
ここまで来たら、もう少しでクラウド会計で取り込みができる状態まで近づけることができます。
しかし、左の日付に空白が存在するため、このん状態ではそのまま取り込むことはできません。
一応、クリーンアップで空白を消すこともできますが、これをしても、クラウド会計の取り込みはできませんでした。
なので、日付の部分だけ宿題とはなりましたが、いかがでしょうか。
画像データであるPDFから、Adobe Acrobatでここまで加工できるのはすごくないですか。
まとめ
ITの進化は凄まじいと改めて感じた出来事でした。
また、手間の掛かる記帳代行ですが、ITの活用でその手間を劇的に縮めることができるのも事実になります。
ITの進化は脅威ですが、うまく使えば、とても頼りになり、会計事務所の作業との相性は抜群と言えます。
編集後記
今日は、クライアントと1件打ち合わせになります。
息子（３歳５ヶ月）の成長日記
朝、納豆を食べたいということが多いのですが、さすがに朝は保育園の先生に悪いので、チョコレートなどを食べさせて納豆を回避します。
ヨガ日記
今日は、お休みになります。
