事務処理が効率化出来るGoogleドライブの活用法│税理士事務所との連絡手段

ども、税法大学院合格コンサルタントのTOMOYUKI Twitterです。

さて、Gmailアドレスは取得できたでしょうか?

Google活用したいけど出来ない人へグーグルはGメールアドレス取得が全ての始まり

2018.06.09

でお話ししたようにGmailアドレスは、Googleを使用するための一種の鍵のようなものなので、ある意味これが作成できればGoogleの活用は制覇したようなものです(笑)

そして、数あるGoogle機能の中でまず使って頂きたい機能はGoogleドライブになります

今回はそのGoogleドライブについて基本的な使い方を紹介したいと思います。

Googleドライブを会計事務所と共有した時の効果

Googleの共有設定を完了すると以下のような効果が期待できます。

作成したフォルダが自分専用のUSBから、自分とその共有をしたい相手の2人が同時に見れるUSBに変わったとイメージして頂ければ大丈夫です。

想定される会計資料のやり取りは、例えば、車を買った場合などに、車検証の画像を入れると共有した相手もその車検証をすぐさま確認することができます。

車検証以外にも銀行の明細などを入れることも出来ます。

一度共有をしてしまえば 設定を変えない限りこのフォルダに入れたデータは共有した人と二人で見ることができます。

会計資料の受け渡しをどのような方法でしているかは人それぞれ違うと思います。

大別すると、メール、郵送、FAXを使用していると思います。

それらに比べても手間が少なくて資料の受渡しのスピードが圧倒的に早いと言えます。

 

Googleドライブ画面の操作方法

初期画面

Googleドライブにログインすると初期の画面が表示されます。

 

マイドライブの操作方法

左側に新規、マイドライブ、パソコン、共有アイテムと並んでいますが、この中のマイドライブを使って操作していくことになります。

マイドライブがインターネット上の自分専用のUSBフォルダだと考えて頂ければ大丈夫です。

マイドライブ右クリックして、フォルダなど各種メニューが表示させます。

 

新しいフォルダの作成方法

新しいフォルダをクリックして、表示される無題のフォルダには、任意の名前を入れましょう。

今回は会計資料と入力してみましょう。

画面の中に会計資料というフォルダが作成されました。

 

Googleドライブの共有の設定

共有ボタンの表示方法

会計資料というフォルダを右クリック

メニューが表示されるので、この中の共有クリック

 

共有したい相手のメールアドレスを入力する

他のユーザーと共有という画面が表示されます。

ここに共有したい相手Gmailアドレスを入力しましょう。

 

完了ボタンを押して設定完了です

そして完了ボタンをクリックします。

四角いフォルダに人生ゲームで使用する人型の人形のような表示が追加されました。

 

Googleドライブのセキュリティーについて

 

インターネット上で資料の受渡しをすることに、セキュリティー面で不安に思われる方もいるかもしれない。

少し前にビットコインの運営会社で資金流出があったと思いますが、その原因は運営会社の機械システムの脆弱性にあったそうです。

Google社が世界的な大企業ということを考えると、セキュリティー面の心配は過度にする必要はないと考えていいと思います。

また、Googleドライブへのアクセスは、任意のパスワードを設定していますのでパスワードが分からないとアクセス出来ません。

それでも不安だという場合は、電話番号を登録してパソコンからログインするつど携帯に通知がくるようにしてセキュリティーを強化するいわゆる2段階認証の設定をすることも可能です。

Googleのセキュリティーのイメージは、自転車の備え付けの鍵の他に、別売りのチェーンを1つ2つ付けることが可能となっていると考えて下さい

もちろん、それがめんどくさいという場合は、そもそもGoogleドライブの初期設定である任意のパスワードだけで使用も可能です。

 

まとめ

・Googleドライブには任意のフォルダを作成することが出来る。

・フォルダには共有という機能があり、これを設定することで第三者と資料の共有をすることが出来る。

・Googleドライブのセキュリティー面は強固ですが、不安がある人はセキュリティー面を強化することも出来る。

尼崎市富松町の開業税理士。

既婚で、2歳の男の子の父親です。

よろしくお願いします。

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