まいどおおきに！
税法大学院合格コンサルタントのTOMOYUKIです。
私は、以前までは弥生会計を使っていました。
しかし、最近はクラウド会計freeeを使っています。
その理由はいくつかあります。
その中で今日はクラウド会計だから安心して大丈夫な点を解説したいと思います。
それは、領収書などを入力した時に間違ってその仕訳を消したしまった時を想定して、クラウド会計と既存の弥生会計での対処方法でどんな違いが生まれるのか。
そのあたりを中心にお話していきたいと思います。
会計事務所の会計入力担当のパートさんなどにもご欄頂きたい内容になります。
目次
freeeでの仕訳を削除した場合の復元方法
まずは、削除方法
freeeでは、経理方法に『無視する』という選択肢が存在します。
freeeにデータが取り込まれると、そのまま登録されるパターンと一旦『未処理』という形でその取引が確定されず、手動の作業待ちのパターンの2種類があります。
未処理の場合は、以下のような表示になり、これをクリックすると登録画面に移ります。
そして、取引登録画面で、『無視する』を選択して、さらに次の画面で無視するを選ぶと、その取込まれたデータは、今期の決算書には一切反映されなくなります。
つまり、クラウド会計freeeの中ではなかったものとして扱われるわけです。
このような処理は、例えば、領収書のデータを重複して取込をしてしまったり、ペイパルなどの処理で必ず発生する不要な行を削除したいような場合に使用します。
いよいよ、復元方法
無視された取引は、何も完全に削除されたわけではありません。
ちゃんとデータとしてクラウド会計freee上の存在しています。
ただ、結構分かりにくいところに登録されますので、ここからは、freeeさんのヘルプ画面を引用させて頂きながら解説します。
1.［口座］→［明細の一覧］を開きます。
※無視した明細は［自動で経理］画面に表示されません。2.画面右上のボタンで［無視のみ］の表示に切り替えて、無視した明細を一覧表示します。
3.明細にチェックを入れて、無視の取消か、明細の削除を行います。（詳細は下表参照）
※ 一番上のチェックボックスにチェックを入れると、表示されているすべての明細を選択することができます。
（参照元：freeeヘルプページ
『不要な明細を無視する』）
こうすることで、一度『無視』されたデータが再度『未処理』に戻ることで再度登録することが出来ます。
従来の弥生会計との違い
さて、クラウド会計freeeでの復元方法を確認しました。
では、従来の弥生会計の方では、もし仕訳を削除してしまった場合にどのように復元すればいいのでしょうか？
弥生会計については、『行削除』という形で仕訳を簡単に削除できます。
その操作性はさすが業界シェア№1の使いやすさです。
では、復元したい場合ですが、ごめんなさい画面上では不可能です。
削除前のバックアップデータを戻すしか方法はありません。
消した仕訳が何か分かればいいのですが、例えば、1,000枚2,000枚の領収書入力の後に削除した1枚を見つけて出すのは至難の業です。
クラウド化されることで変わる最もインパクトがあること
なぜ、弥生がそのような仕様になっているかというと、上記でお話した操作性を重視しているからです。
というのも、弥生には、エクセルのような『保存』ボタンが存在しません。
それが意味するところは、弥生の場合、常に正しい状態で処理が進む前提でシステムが組まれているためです。
すなわち、簿記2級ぐらいの人が、都度都度確認しながら入力しているので、大きな間違いをしない前提で作られているのです。
そのため、正しい仕訳を削除するという凡ミスの場合に遡ってチェックすることが非常に困難になります。
その点、クラウド会計の場合は、取り込まれたデータについては、全て正しい前提で処理が進み、仮に凡ミスをしたとしても仕訳単位で復元できる仕様にすることで、遡ってのチェックと修正が容易にできるシステムになっています。
いわば、クラウド会計というのは、会計のデータベースというイメージで、従来の弥生会計はプロ向けのソフトというイメージになります。
※弥生会計については、現在メインの会計ソフトとして使用しておらず、執筆日から2年前ぐらいの知識がベースになっています。もし、改良されていたらお手数ですが、Twitterなどで教えて頂けると大変助かります。※
製販分離の会計事務所あるある事件簿
最後に、あるあるの話をしたいと思います。
私がある会計事務所に勤務していた時です。
その事務所では、対面で社長と打ち合わせをする担当とパンチャーと言われる会計の入力をする担当が分かれていました。
このような仕組みを、よく会計資料の製造と営業で説明する（販売員）が分かれていることから『製販分離』といって、近年の会計事務所のスタイルとして一般的なモデルとなりました。
その際に、パンチャーの人が自分の判断で仕訳を削除してしまったりしてしまうことがたまにありました。
1から入力して最後、社長に説明するところまで1人でやれれば、特に履歴を遡って確認する必要はありませんが、どこかで人の力を借りようとすると、履歴を遡れる仕組みは必ず必要です。
私が、Googleドライブを仕事で使用するのも履歴を簡単に遡れるからです。
まとめ
経理のクラウド化というのは、単純な効率化という意味だけではありません。
データの見える化が最も重要なポイントになります。
これは、入力からチェックまで1人で行っていても、1部外注する場合であっても、月次作業から決算処理まで会計を進めていく上でクラウド会計を使用する最大のメリットだと言えます。
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